กลยุทธ์การกำหนด KPIs เข็มทิศนำทาง สู่การพัฒนาคนและผลงาน

ทุกธุรกิจล้วนต้องการความเติบโตและความก้าวหน้า จึงต้องมีการตั้ง KPIs ของธุรกิจเอาไว้ เพื่อเป็นเส้นทางนำพาธุรกิจให้มุ่งไปสู่ความสำเร็จ แต่ KPIs ของธุรกิจจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้เลย หาก KPIs ของบุคลากรในองค์กรไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ ดังนั้น เพื่อให้องค์กรของคุณสามารถกำหนด KPIs ให้บุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนสามารถพัฒนาคนและผลงานได้อย่างยั่งยืน ANGA Mastery จึงได้นำกลยุทธ์การกำหนด KPIs มาฝากคุณในบทความนี้นั่นเอง

KPIs คืออะไร?

KPI (Key Performance Indicator) คือดัชนีชี้วัดความสำเร็จ ที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพของผลงานและตัวบุคคล ซึ่งคุณสามารถตั้ง KPIs ได้หลายแบบ ทั้งปริมาณ ตัวเลข หรือสถิติ โดยขึ้นอยู่กับการพูดคุยตกลงกันเป็นหลัก KPIs เปรียบเสมือนเป้าหมายของการทำงาน หากพนักงานทำงานได้ตรงตาม KPIs ที่กำหนดไว้และผลลัพธ์ของงานออกมาดี ก็แปลว่าพนักงานคนนั้นมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลดีต่อทั้งสองฝ่าย (บุคคลและองค์กร) ในระยะยาว

K (Key) : กุญแจสู่ความสำเร็จ หรือเป้าหมายหลัก

P (Performance) : ความสามารถหรือศักยภาพในการทำงาน

I (Indicator) : ตัวชี้วัดหรือดัชนีชี้วัด

ประเภทของ KPIs

การแบ่งประเภทของ KPIs สามารถแบ่งแยกย่อยออกไปได้มากกว่า 10 ประเภท โดยการเลือกประเภทของ KPIs มาใช้งาน จะขึ้นอยู่กับว่าคุณนำไปใช้กับใคร (พนักงานหรือองค์กร), ประเภทของธุรกิจ, ขนาดขององค์กร, เป้าหมาย, ความชัดเจนของ KPIs ที่นำมาวัด และยังรวมไปถึงความพร้อมของข้อมูลที่ใช้ในการวัดผลด้วย โดยในบทความนี้เราก็จะมายกตัวอย่างประเภทของ KPIs ที่ถูกเลือกมาใช้งานบ่อย ๆ ให้ทราบกัน

KPIs เชิงปริมาณ : ให้ความสำคัญกับจำนวนของงานหรือสิ่งที่ต้องการเป็นหลัก เช่น จำนวนงานที่ทำสำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยนำไปเปรียบเทียบกับจำนวนงานทั้งหมดที่กำหนดไว้

KPIs เชิงคุณภาพ : ให้ความสำคัญกับคุณภาพของผลงานว่าออกมาดีแค่ไหน มีความถูกต้อง เรียบร้อย หรือตรงตามมาตรฐานหรือไม่

KPIs ด้านเวลา : ให้ความสำคัญกับระยะเวลาในการดำเนินงานทั้งหมด

KPIs ด้านความพึงพอใจ : ให้ความสำคัญกับความพึงพอใจของผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหาร หรือลูกค้า

KPIs ด้านความคุ้มค่า : ให้ความสำคัญกับการนำทรัพยากรที่มีอยู่ไปใช้อย่างคุ้มค่า เช่น ต้นทุนในการผลิตสินค้า เป็นต้น

“SMART” กลยุทธ์การกำหนด KPIs ที่มีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์การกำหนด KPIs ที่มีประสิทธิภาพและทำให้เกิดความพึงพอใจต่อทั้งสองฝ่าย สามารถทำได้โดยการใช้หลักการ SMART เข้ามาช่วย หลักการนี้ประกอบไปด้วย Specific, Measurable, Achievable, Realistic และ Timely โดยมีรายละเอียดดังนี้

Specific (S)

Specific เป็นการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน มีความเฉพาะเจาะจง มุ่งไปสู่เรื่องใดเรื่องหนึ่งตรง ๆ และสามารถวัดผลได้จริง เช่น เพิ่มยอดขายของสินค้า A 30% ภายใน 3 เดือน, เพิ่มจำนวนผู้เข้าชมเว็บไซต์ต่อเดือน ฯลฯ หากคุณตั้งเป้าหมายที่คลุมเครือหรือไม่ได้มีการกำหนด KPIs ที่แน่ชัด อาจจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดและส่งผลต่อทิศทางของการทำงานได้

Measurable (M)

Measurable คือ KPIs ที่สามารถวัดผลได้ ซึ่งจะประกอบไปด้วยเป้าหมายและองค์ประกอบที่สามารถวัดผลได้ อย่างการกำหนดเวลา ปริมาณ ตัวเอง หรือเปอร์เซ็นต์การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เช่น เพิ่มจำนวนผู้เข้าชมเว็บไซต์ 1,000 Users ภายใน 1 เดือน หรือเพิ่ม Retention Rate ให้สูงกว่า 90% ภายในสิ้นปี เป็นต้น

Achievable (A)

Achievable คือความเป็นไปได้ที่เป้าหมายจะสำเร็จ หมายความว่า KPIs ที่ตั้ง จะต้องสามารถเกิดขึ้นได้จริง มีความเหมาะสมกับความสามารถของพนักงาน เครื่องมือ อุปกรณ์ และทรัพยากรที่มีอยู่ เช่น การเพิ่มยอดขาย 20% ภายใน 3 เดือน เป็นต้น เพราะถ้าองค์กรมีการตั้งเป้าหมายที่สูงจนเกินไป อย่างการต้องการให้ยอดขายทะลุ 100,000 บาทในเดือนหน้า ในขณะที่เดือนก่อนหน้านี้มียอดขายอยู่ที่ 20,000 บาท โดยไม่ได้ให้งบประมาณเพิ่มขึ้นจากเดิม

Realistic (R)

Realistic คือความสมเหตุสมผล ตรงกับความเป็นจริงและเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของ เช่น บริษัทต้องการสร้าง Brand Awareness บน TikTok จึงได้กำหนด KPIs แก่พนักงานว่าจะต้องผลิตวิดีโอสั้นจำนวน 20 คลิปต่อเดือน โดยที่ทางบริษัทมีกล้องให้ถ่าย มีไมค์ให้ใช้ มีคอมพิวเตอร์ มีโปรแกรมตัดต่อ และมีทีมครบ เป็นต้น

Timely (T)

Timely เป็นการกำหนดช่วงเวลาให้ชัดเจน โดยการตีกรอบเวลาสำหรับการบรรลุ KPIs เอาไว้ เช่น 1 สัปดาห์, 1 เดือน, 3 เดือน, 6 เดือน หรือ 1 ปี เพื่องานที่ทำไปเกิดผลลัพธ์ต่อธุรกิจ เพราะถ้าคุณไม่กำหนดระยะเวลาเอาไว้ คงอีกนานกว่าจะได้งานสักชิ้น หรือเกิดผลลัพธ์ในทางที่ดีต่อองค์กร

กำหนดตัวชี้วัดหลักใน KPIs อย่างไรให้บรรลุเป้าหมาย

KPIs มีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าต้องการให้เกิดผลลัพธ์อะไรตามมา ภายในระยะเวลาเท่าไหร่

ตั้ง KPIs ที่มีโอกาสประสบความสำเร็จจริง ๆ (มีความเป็นไปได้)

KPIs ต้องไม่มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไป

วิธีวัดผล KPIs ที่โปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้

การตั้ง KPIs จะต้องเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่องค์กรต้องการให้บรรลุผลสำเร็จ

ประเมิน PIs เป็นระยะ (1 เดือน, 3 เดือน, 6 เดือน หรือ 1 ปี)

KPIs ที่ไม่บรรลุตามเป้าจะต้องได้รับการปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น

ใช้หลักการ SMART มาเป็นกลยุทธ์ในการกำหนด KPIs

สรุปบทความเรื่องกลยุทธ์การกำหนด KPIs

ประโยชน์ของ KPIs ไม่เพียงแต่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจเท่านั้น ยังช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพและเติบโตได้อย่างยั่งยืนอีกด้วย เพราะ KPIs จะทำให้พนักงานรู้ถึงศักยภาพของตัวเอง รู้ว่าสิ่งที่ควรพัฒนาและปรับปรุงคืออะไร เมื่อพวกเขาพัฒนาตัวเองแล้ว ผลงานก็จะดีขึ้นตามลำดับ และจะส่งผลที่ดีต่ออนาคตของธุรกิจด้วยเช่นกัน

สุดท้ายนี้การวาง KPIs ให้แก่พนักงานในแต่ละตำแหน่งจะต้องใส่ใจเรื่องความเหมาะสมเป็นพิเศษ ทั้งในเรื่องของปริมาณและความเป็นไปได้ด้วย ไม่ใช่นั้น KPIs ที่เอื้อประโยชน์ให้แก่องค์กรเพียงฝ่ายเดียว อาจเป็นชนวนทำให้พนักงานไม่อยากอยู่ในองค์กรอีกต่อไปได้ รู้แบบนี้แล้ว เรามาเริ่มต้นวางกลยุทธ์การกำหนด KPIs ด้วยหลักการ SMART และนำไปปรับใช้ได้เลย