ทำงานอย่างชาญฉลาดได้ แค่รู้จักเทคนิค SMART WORK

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นและเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่า การทำงานอย่างชาญฉลาดหรือ Smart Work กลายเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนควรมี ซึ่งเจ้าตัวเทคนิค SMART WORKนี้ ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดและสร้างสมดุลชีวิตที่ดีขึ้น เพราะการทำงานอย่างชาญฉลาดไม่ได้หมายถึงการทำงานหนักขึ้น แต่หมายถึงการทำงานอย่างมีกลยุทธ์และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าที่สุด บทความนี้ ANGA Mastery จะพาคุณไปเรียนรู้วิธีการทำงานอย่างชาญฉลาดผ่านเทคนิค SMART WORK พร้อมทั้งวิธีการนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตจริงและการทำงาน

เทคนิค SMART WORK คืออะไร?

SMART WORK เป็นแนวคิดในการทำงานที่เน้นการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์มากกว่าเวลาที่ใช้ แนวคิดนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ได้รับความนิยมมากขึ้นในยุคปัจจุบัน ที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงาน โดยคำว่า SMART ในที่นี้เป็นตัวย่อที่มีความหมายลึกซึ้ง และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกลักษณะงาน ไม่ว่าจะเป็นงานส่วนตัวหรืองานในองค์กร มาดูความหมายของแต่ละตัวอักษรกัน

S – Specific (เฉพาะเจาะจง)

การทำงานแบบ Smart Work เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง การตั้งเป้าหมายแบบกว้างๆ มักไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม แทนที่จะตั้งเป้าหมายกว้างๆ ว่า “ต้องการเพิ่มยอดขาย” ให้ระบุไปเลยว่า “ต้องการเพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ขึ้น 20% ภายใน 3 เดือน”

1. การตั้งเป้าหมายแบบเฉพาะเจาะจงนี้มีประโยชน์หลายประการ
2. ช่วยให้คุณมีทิศทางที่ชัดเจนในการทำงาน
3. ทำให้ง่ายต่อการวางแผนและกำหนดขั้นตอนการทำงาน
4. ช่วยให้ทีมงานเข้าใจเป้าหมายตรงกัน ลดความสับสนและความขัดแย้ง
5. ทำให้ง่ายต่อการวัดผลความสำเร็จ

ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายแบบเฉพาะเจาะจง

• แทนที่จะบอกว่า “ต้องการเรียนภาษาอังกฤษ” ให้ระบุว่า “ต้องการสอบ TOEIC ให้ได้คะแนน 800 คะแนนขึ้นไป”
• แทนที่จะบอกว่า “ต้องการลดน้ำหนัก” ให้ระบุว่า “ต้องการลดน้ำหนักให้ได้ 5 กิโลกรัมภายใน 2 เดือน”

M – Measurable (วัดผลได้)

เป้าหมายที่ดีต้องสามารถวัดผลได้ การกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณติดตามความก้าวหน้าและประเมินความสำเร็จได้อย่างเป็นรูปธรรม เช่น การวัดจำนวนลูกค้าใหม่ หรือการวัดอัตราการเติบโตของรายได้

การมีเป้าหมายที่วัดผลได้มีประโยชน์ดังนี้

1. ช่วยให้คุณทราบว่าคุณอยู่ห่างจากเป้าหมายเท่าไร
2. สร้างแรงจูงใจเมื่อเห็นความก้าวหน้า
3. ช่วยในการปรับแผนการทำงานหากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง
4. ทำให้การรายงานผลต่อผู้บริหารหรือลูกค้าเป็นไปอย่างชัดเจนและน่าเชื่อถือ

ตัวอย่างการกำหนดตัวชี้วัดที่วัดผลได้

• จำนวนบทความที่เขียนต่อสัปดาห์
• อัตราการเติบโตของผู้ติดตามในโซเชียลมีเดีย
• จำนวนชั่วโมงที่ใช้ในการออกกำลังกายต่อสัปดาห์
• อัตราการตอบกลับอีเมลของลูกค้าภายใน 24 ชั่วโมง

A – Achievable (สามารถทำได้จริง)

เป้าหมายควรท้าทายแต่ไม่เกินความสามารถ การตั้งเป้าหมายที่เป็นไปได้จะสร้างแรงจูงใจและความมั่นใจในการทำงาน แทนที่จะสร้างความกดดันและความท้อแท้ เป้าหมายที่ท้าทายเกินไปอาจทำให้ทีมงานรู้สึกท้อแท้และยอมแพ้ก่อนที่จะเริ่มลงมือทำ

1. การตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริงมีข้อดีดังนี้
2. สร้างความมั่นใจและแรงจูงใจให้กับทีมงาน
3. ช่วยให้การวางแผนและจัดสรรทรัพยากรเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
4. เพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ ซึ่งจะสร้างแรงบันดาลใจในการตั้งเป้าหมายที่สูงขึ้นต่อไป
5. ลดความเสี่ยงในการทำงานที่ผิดจริยธรรมหรือผิดกฎหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้

วิธีการตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง

• พิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่ ทั้งด้านเวลา งบประมาณ และบุคลากร
• ศึกษาข้อมูลและสถิติในอดีตเพื่อประเมินความเป็นไปได้
• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญหรือผู้มีประสบการณ์ในด้านนั้นๆ
• แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น

R – Relevant (สอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่)

เป้าหมายย่อยในการทำงานควรสอดคล้องและสนับสนุนเป้าหมายใหญ่ขององค์กรหรือชีวิตของคุณ การทำงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลักเป็นการสูญเสียเวลาและทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ การตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกันช่วยให้ทุกการกระทำของคุณมีความหมายและนำไปสู่ความสำเร็จในระยะยาว

ประโยชน์ของการตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกัน

1. ช่วยให้การใช้ทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
2. สร้างความชัดเจนในการตัดสินใจว่าควรทำอะไรหรือไม่ควรทำอะไร
3. ช่วยให้ทีมงานเข้าใจบทบาทและความสำคัญของงานที่ทำ
4. เพิ่มแรงจูงใจในการทำงานเมื่อเห็นว่างานที่ทำมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายใหญ่

วิธีการตรวจสอบความสอดคล้องของเป้าหมาย

• ถามตัวเองว่า “เป้าหมายนี้จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายขององค์กรอย่างไร?”
• พิจารณาว่าเป้าหมายนี้สอดคล้องกับค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่
• ประเมินว่าการบรรลุเป้าหมายนี้จะส่งผลกระทบอย่างไรต่อเป้าหมายอื่นๆ ขององค์กร
• ตรวจสอบว่าเป้าหมายนี้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันและแนวโน้มในอนาคตหรือไม่

T – Time-bound (มีกำหนดเวลา)

การกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนจะช่วยสร้างแรงกดดันที่เหมาะสมและป้องกันการผัดวันประกันพรุ่ง เช่น “เพิ่มยอดขาย 20% ภายใน 3 เดือน” จะทำให้คุณมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการวางแผนและปฏิบัติงาน การมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนช่วยสร้างความเร่งด่วนและกระตุ้นให้เกิดการลงมือทำอย่างจริงจัง

ประโยชน์ของการกำหนดกรอบเวลา

1. ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงาน
2. ป้องกันการเลื่อนงานออกไปโดยไม่มีกำหนด
3. ช่วยในการวางแผนการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
4. ทำให้ง่ายต่อการติดตามและประเมินความก้าวหน้า

วิธีการกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสม

• พิจารณาความซับซ้อนของงานและทรัพยากรที่มี
• แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยพร้อมกำหนดเวลาสำหรับแต่ละเป้าหมายย่อย
• ใช้เทคนิคการวางแผนแบบย้อนกลับ (Backward Planning) โดยเริ่มจากวันที่ต้องการให้งานเสร็จสมบูรณ์แล้ววางแผนย้อนกลับมา
• พิจารณาปัจจัยภายนอกที่อาจส่งผลต่อกำหนดเวลา เช่น วันหยุดนักขัตฤกษ์ หรือช่วงเวลาที่มีงานสำคัญอื่นๆ
• เผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดฝันหรือการแก้ไขปรับปรุงงาน

วิธีนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงาน

 

การนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงานจริงนั้นต้องอาศัยการฝึกฝนและความมุ่งมั่น แต่เมื่อทำได้แล้วจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมาก ต่อไปนี้เป็นวิธีการนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงานอย่างเป็นรูปธรรม

วางแผนงานอย่างรอบคอบ

การวางแผนเป็นขั้นตอนสำคัญของ Smart Work เริ่มต้นด้วยการแบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยใช้เทคนิคเช่น Eisenhower Matrix ที่แบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามความสำคัญและความเร่งด่วน

วิธีการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. กำหนดเป้าหมายหลักให้ชัดเจนโดยใช้หลัก SMART
2. แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยหรือขั้นตอนย่อย
3. จัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้ Eisenhower Matrix:
   1. สำคัญและเร่งด่วน: ทำทันที
   2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: วางแผนและกำหนดเวลาทำ
   3. ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: มอบหมายให้ผู้อื่นหรือทำหลังงานสำคัญ
   4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: ตัดออกหรือทำเป็นลำดับสุดท้าย
4. กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอน
5. สร้างไทม์ไลน์หรือปฏิทินการทำงาน
6. ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนรับมือ

การวางแผนที่ดีจะช่วยให้คุณมีภาพรวมของงานทั้งหมด ทำให้สามารถจัดการเวลาและทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเครียดและความวิตกกังวลเกี่ยวกับงานที่ต้องทำ

ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์

เทคโนโลยีสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความร่วมมือในทีม เช่นการใช้แอปพลิเคชัน Trello, Asana หรือ Monday.com มาช่วยในการบริหารจัดการงาน เป็นต้น ซึ่งการเลือกใช้เทคโนโลยีควรพิจารณาตามความเหมาะสมกับลักษณะงานและวัฒนธรรมองค์กร ไม่จำเป็นต้องใช้ทุกเครื่องมือ แต่ควรเลือกใช้เฉพาะที่จำเป็นและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจริงๆ

จัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเวลาเป็นทักษะสำคัญในการทำงานแบบ Smart Work เพราะเวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดและไม่สามารถเรียกคืนได้ การใช้เวลาอย่างชาญฉลาดจะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และเรามีเทคนิคการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ มาฝากกัน

1. ใช้เทคนิค Pomodoro
   1. แบ่งเวลาทำงานเป็นช่วงละ 25 นาที (เรียกว่า 1 Pomodoro)
   2. หลังจากครบ 25 นาที ให้พัก 5 นาที
   3. ทำซ้ำ 4 รอบ แล้วพักยาว 15-30 นาที
   4. เทคนิคนี้ช่วยรักษาสมาธิและป้องกันความเหนื่อยล้า
2. สร้างช่วง “Deep Work”
   1. กำหนดช่วงเวลาที่คุณสามารถโฟกัสกับงานสำคัญโดยไม่มีการรบกวน
   2. ปิดการแจ้งเตือนจากอีเมลและโซเชียลมีเดียในช่วงนี้
   3. แจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าคุณไม่ต้องการให้รบกวนในช่วงเวลานี้
   4. ใช้เวลานี้สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง เช่น การวิเคราะห์ การเขียน หรือการวางแผนกลยุทธ์
3. ใช้หลักการ 2-Minute Rule
   1. หากมีงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้ทำทันทีแทนที่จะผัดไว้ทำภายหลัง
   2. ช่วยลดภาระงานเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจสะสมจนกลายเป็นภาระใหญ่
4. จัดการกับ “ตัวขโมยเวลา”
   1. ระบุสิ่งที่ทำให้คุณเสียเวลาโดยไม่จำเป็น เช่น การเช็คโซเชียลมีเดียบ่อยเกินไป
   2. ใช้แอปพลิเคชันบล็อกเว็บไซต์ที่ทำให้เสียสมาธิในช่วงเวลาทำงาน
   3. ตั้งเวลาจำกัดสำหรับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงาน
5. ใช้เทคนิค Time Blocking
   1. แบ่งตารางเวลาในแต่ละวันออกเป็นบล็อกๆ
   2. กำหนดงานหรือกิจกรรมสำหรับแต่ละบล็อกเวลา
   3. ช่วยให้คุณมีโครงสร้างในการทำงานและป้องกันการใช้เวลาอย่างไร้ทิศทาง
6. ทำงานตามจังหวะ Ultradian Rhythm
   1. ร่างกายมนุษย์มีจังหวะการทำงานเป็นรอบๆ ละประมาณ 90-120 นาที
   2. ทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูงในช่วง 90 นาทีแรก แล้วพัก 20-30 นาที
   3. ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยสอดคล้องกับจังหวะธรรมชาติของร่างกาย

เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ

การทำงานอย่างชาญฉลาดหมายถึงการรู้จักเลือกงานที่สำคัญและสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ อย่ากลัวที่จะปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็นหรือไม่ตรงกับเป้าหมายของคุณ การปฏิเสธอย่างสุภาพและมืออาชีพจะช่วยให้คุณมีเวลาและพลังงานสำหรับงานที่สำคัญจริงๆ

วิธีการปฏิเสธอย่างมืออาชีพ

1. ตอบกลับทันที: อย่าปล่อยให้คำขอค้างไว้นาน ยิ่งรอนานยิ่งยากที่จะปฏิเสธ
2. แสดงความขอบคุณ: เริ่มต้นด้วยการขอบคุณสำหรับโอกาสหรือความไว้วางใจ
3. ให้เหตุผลสั้นๆ: อธิบายเหตุผลที่คุณไม่สามารถรับงานได้อย่างกระชับ
4. เสนอทางเลือกอื่น: หากเป็นไปได้ แนะนำคนอื่นหรือวิธีการอื่นที่อาจช่วยได้
5. จบด้วยความสุภาพ: แสดงความหวังว่าจะได้ร่วมงานกันในโอกาสหน้า

ตัวอย่างการปฏิเสธ: “ขอบคุณมากที่นึกถึงผมสำหรับโปรเจ็กต์นี้ น่าเสียดายที่ตอนนี้ผมมีงานเต็มมือและไม่สามารถรับงานเพิ่มได้โดยไม่กระทบกับคุณภาพงาน อย่างไรก็ตาม ผมขอแนะนำคุณสมชายที่มีความเชี่ยวชาญในด้านนี้ หวังว่าเราจะได้มีโอกาสร่วมงานกันในอนาคตนะครับ”

ประโยชน์ของการทำงานแบบ SMART WORK

การนำเทคนิค SMART WORK มาใช้ในการทำงานมีประโยชน์มากมาย ทั้งต่อตัวบุคคลและองค์กร ดังนี้

1. ช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สำคัญและใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า ส่งผลให้ ผลงานมีคุณภาพสูงขึ้นในเวลาที่น้อยลง ลดความผิดพลาดและการทำงานซ้ำ เพิ่มผลิตภาพโดยรวมขององค์กร และสามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น
2. การมีเป้าหมายที่ชัดเจนและการจัดการเวลาที่ดี จะช่วยลดความเครียดและความกดดันในการทำงาน ทำให้รู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้มากขึ้น ป้องกันภาวะ Burnout
3. เมื่อคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะมีเวลาเหลือสำหรับชีวิตส่วนตัว ครอบครัว และงานอดิเรก มีคุณภาพชีวิตโดยรวมที่ดีขึ้น ลดความขัดแย้งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว
4. เปิดโอกาสในการเติบโตและพัฒนาตนเอง เพราะมีเวลาและพลังงานในการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และนำมาใช้พัฒนาตนเอง ทำให้มีโอกาสในการเลื่อนตำแหน่งหรือรับผิดชอบงานที่ท้าทายมากขึ้น

ตัวอย่างการนำ SMART WORK ไปใช้ในชีวิตจริง

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ลองมาดูตัวอย่างการนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในสถานการณ์จริงกัน สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและต้องการเพิ่มยอดขาย คุณสามารถใช้หลัก SMART ดังนี้

• Specific: เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในกลุ่มลูกค้าองค์กร
• Measurable: เพิ่มขึ้น 20% เมื่อเทียบกับไตรมาสที่แล้ว
• Achievable: วิเคราะห์ตลาดและกำลังการผลิตแล้วว่าเป็นไปได้
• Relevant: สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตของบริษัทในปีนี้
• Time-bound: ภายใน 3 เดือน

การนำไปปฏิบัติจริง

1. วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเพื่อระบุกลุ่มเป้าหมายที่มีศักยภาพสูงสุด
2. พัฒนาแคมเปญการตลาดที่เจาะจงสำหรับกลุ่มลูกค้าองค์กร
3. ฝึกอบรมทีมขายเกี่ยวกับเทคนิคการขายใหม่ๆ
4. ใช้ CRM Software เพื่อติดตามและวิเคราะห์ผลการขาย
5. จัดประชุมทีมสัปดาห์ละครั้งเพื่อติดตามความคืบหน้าและปรับกลยุทธ์

สรุปการทำงานอย่างชาญฉลาดด้วย SMART WORK

การทำงานอย่างชาญฉลาดด้วยเทคนิค SMART WORK ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแค่คุณเริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน วางแผนอย่างรอบคอบ และลงมือทำอย่างมีระบบ เพราะการสร้างสมดุลในชีวิตจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จทั้งในหน้าที่การงานและชีวิตส่วนตัว จำไว้ว่า SMART WORK ไม่ใช่การทำงานหนักขึ้น แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น เมื่อคุณฝึกฝนและนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้อย่างสม่ำเสมอ คุณจะพบว่าตัวเองสามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น มีเวลาและพลังงานเหลือสำหรับการพัฒนาตนเองและสิ่งที่คุณรักได้ดีมากขึ้น