![](https://backend.angamastery.co.th/uploads/MASTERY_COVER_JUL_03_443e792ad0.webp)
ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นและเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่า การทำงานอย่างชาญฉลาดหรือ Smart Work กลายเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนควรมี ซึ่งเจ้าตัวเทคนิค SMART WORKนี้ ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดและสร้างสมดุลชีวิตที่ดีขึ้น เพราะการทำงานอย่างชาญฉลาดไม่ได้หมายถึงการทำงานหนักขึ้น แต่หมายถึงการทำงานอย่างมีกลยุทธ์และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าที่สุด บทความนี้ ANGA Mastery จะพาคุณไปเรียนรู้วิธีการทำงานอย่างชาญฉลาดผ่านเทคนิค SMART WORK พร้อมทั้งวิธีการนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตจริงและการทำงาน
เทคนิค SMART WORK คืออะไร?
SMART WORK เป็นแนวคิดในการทำงานที่เน้นการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์มากกว่าเวลาที่ใช้ แนวคิดนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ได้รับความนิยมมากขึ้นในยุคปัจจุบัน ที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงาน โดยคำว่า SMART ในที่นี้เป็นตัวย่อที่มีความหมายลึกซึ้ง และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกลักษณะงาน ไม่ว่าจะเป็นงานส่วนตัวหรืองานในองค์กร มาดูความหมายของแต่ละตัวอักษรกัน
S - Specific (เฉพาะเจาะจง)
การทำงานแบบ Smart Work เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง การตั้งเป้าหมายแบบกว้างๆ มักไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม แทนที่จะตั้งเป้าหมายกว้างๆ ว่า "ต้องการเพิ่มยอดขาย" ให้ระบุไปเลยว่า "ต้องการเพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ขึ้น 20% ภายใน 3 เดือน"
- การตั้งเป้าหมายแบบเฉพาะเจาะจงนี้มีประโยชน์หลายประการ
- ช่วยให้คุณมีทิศทางที่ชัดเจนในการทำงาน
- ทำให้ง่ายต่อการวางแผนและกำหนดขั้นตอนการทำงาน
- ช่วยให้ทีมงานเข้าใจเป้าหมายตรงกัน ลดความสับสนและความขัดแย้ง
- ทำให้ง่ายต่อการวัดผลความสำเร็จ
ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายแบบเฉพาะเจาะจง
- แทนที่จะบอกว่า "ต้องการเรียนภาษาอังกฤษ" ให้ระบุว่า "ต้องการสอบ TOEIC ให้ได้คะแนน 800 คะแนนขึ้นไป"
- แทนที่จะบอกว่า "ต้องการลดน้ำหนัก" ให้ระบุว่า "ต้องการลดน้ำหนักให้ได้ 5 กิโลกรัมภายใน 2 เดือน"
M - Measurable (วัดผลได้)
เป้าหมายที่ดีต้องสามารถวัดผลได้ การกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณติดตามความก้าวหน้าและประเมินความสำเร็จได้อย่างเป็นรูปธรรม เช่น การวัดจำนวนลูกค้าใหม่ หรือการวัดอัตราการเติบโตของรายได้
การมีเป้าหมายที่วัดผลได้มีประโยชน์ดังนี้
- ช่วยให้คุณทราบว่าคุณอยู่ห่างจากเป้าหมายเท่าไร
- สร้างแรงจูงใจเมื่อเห็นความก้าวหน้า
- ช่วยในการปรับแผนการทำงานหากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง
- ทำให้การรายงานผลต่อผู้บริหารหรือลูกค้าเป็นไปอย่างชัดเจนและน่าเชื่อถือ
ตัวอย่างการกำหนดตัวชี้วัดที่วัดผลได้
- จำนวนบทความที่เขียนต่อสัปดาห์
- อัตราการเติบโตของผู้ติดตามในโซเชียลมีเดีย
- จำนวนชั่วโมงที่ใช้ในการออกกำลังกายต่อสัปดาห์
- อัตราการตอบกลับอีเมลของลูกค้าภายใน 24 ชั่วโมง
A - Achievable (สามารถทำได้จริง)
เป้าหมายควรท้าทายแต่ไม่เกินความสามารถ การตั้งเป้าหมายที่เป็นไปได้จะสร้างแรงจูงใจและความมั่นใจในการทำงาน แทนที่จะสร้างความกดดันและความท้อแท้ เป้าหมายที่ท้าทายเกินไปอาจทำให้ทีมงานรู้สึกท้อแท้และยอมแพ้ก่อนที่จะเริ่มลงมือทำ
- การตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริงมีข้อดีดังนี้
- สร้างความมั่นใจและแรงจูงใจให้กับทีมงาน
- ช่วยให้การวางแผนและจัดสรรทรัพยากรเป็นไปอย่างสมเหตุสมผล
- เพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ ซึ่งจะสร้างแรงบันดาลใจในการตั้งเป้าหมายที่สูงขึ้นต่อไป
- ลดความเสี่ยงในการทำงานที่ผิดจริยธรรมหรือผิดกฎหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้
วิธีการตั้งเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง
- พิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่ ทั้งด้านเวลา งบประมาณ และบุคลากร
- ศึกษาข้อมูลและสถิติในอดีตเพื่อประเมินความเป็นไปได้
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญหรือผู้มีประสบการณ์ในด้านนั้นๆ
- แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น
R - Relevant (สอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่)
เป้าหมายย่อยในการทำงานควรสอดคล้องและสนับสนุนเป้าหมายใหญ่ขององค์กรหรือชีวิตของคุณ การทำงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลักเป็นการสูญเสียเวลาและทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ การตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกันช่วยให้ทุกการกระทำของคุณมีความหมายและนำไปสู่ความสำเร็จในระยะยาว
ประโยชน์ของการตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกัน
- ช่วยให้การใช้ทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- สร้างความชัดเจนในการตัดสินใจว่าควรทำอะไรหรือไม่ควรทำอะไร
- ช่วยให้ทีมงานเข้าใจบทบาทและความสำคัญของงานที่ทำ
- เพิ่มแรงจูงใจในการทำงานเมื่อเห็นว่างานที่ทำมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายใหญ่
วิธีการตรวจสอบความสอดคล้องของเป้าหมาย
- ถามตัวเองว่า "เป้าหมายนี้จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายขององค์กรอย่างไร?"
- พิจารณาว่าเป้าหมายนี้สอดคล้องกับค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่
- ประเมินว่าการบรรลุเป้าหมายนี้จะส่งผลกระทบอย่างไรต่อเป้าหมายอื่นๆ ขององค์กร
- ตรวจสอบว่าเป้าหมายนี้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันและแนวโน้มในอนาคตหรือไม่
T - Time-bound (มีกำหนดเวลา)
การกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนจะช่วยสร้างแรงกดดันที่เหมาะสมและป้องกันการผัดวันประกันพรุ่ง เช่น "เพิ่มยอดขาย 20% ภายใน 3 เดือน" จะทำให้คุณมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการวางแผนและปฏิบัติงาน การมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนช่วยสร้างความเร่งด่วนและกระตุ้นให้เกิดการลงมือทำอย่างจริงจัง
ประโยชน์ของการกำหนดกรอบเวลา
- ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงาน
- ป้องกันการเลื่อนงานออกไปโดยไม่มีกำหนด
- ช่วยในการวางแผนการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
- ทำให้ง่ายต่อการติดตามและประเมินความก้าวหน้า
วิธีการกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสม
- พิจารณาความซับซ้อนของงานและทรัพยากรที่มี
- แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยพร้อมกำหนดเวลาสำหรับแต่ละเป้าหมายย่อย
- ใช้เทคนิคการวางแผนแบบย้อนกลับ (Backward Planning) โดยเริ่มจากวันที่ต้องการให้งานเสร็จสมบูรณ์แล้ววางแผนย้อนกลับมา
- พิจารณาปัจจัยภายนอกที่อาจส่งผลต่อกำหนดเวลา เช่น วันหยุดนักขัตฤกษ์ หรือช่วงเวลาที่มีงานสำคัญอื่นๆ
- เผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดฝันหรือการแก้ไขปรับปรุงงาน
วิธีนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงาน
![วิธีนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงาน](https://backend.angamastery.co.th/uploads/3_SMART_WORK_f81edeaf2a.webp)
การนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงานจริงนั้นต้องอาศัยการฝึกฝนและความมุ่งมั่น แต่เมื่อทำได้แล้วจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมาก ต่อไปนี้เป็นวิธีการนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในการทำงานอย่างเป็นรูปธรรม
วางแผนงานอย่างรอบคอบ
การวางแผนเป็นขั้นตอนสำคัญของ Smart Work เริ่มต้นด้วยการแบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยใช้เทคนิคเช่น Eisenhower Matrix ที่แบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามความสำคัญและความเร่งด่วน
วิธีการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- กำหนดเป้าหมายหลักให้ชัดเจนโดยใช้หลัก SMART
- แบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อยหรือขั้นตอนย่อย
- จัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้ Eisenhower Matrix:
- สำคัญและเร่งด่วน: ทำทันที
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: วางแผนและกำหนดเวลาทำ
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: มอบหมายให้ผู้อื่นหรือทำหลังงานสำคัญ
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: ตัดออกหรือทำเป็นลำดับสุดท้าย
- กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอน
- สร้างไทม์ไลน์หรือปฏิทินการทำงาน
- ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนรับมือ
การวางแผนที่ดีจะช่วยให้คุณมีภาพรวมของงานทั้งหมด ทำให้สามารถจัดการเวลาและทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเครียดและความวิตกกังวลเกี่ยวกับงานที่ต้องทำ
ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์
เทคโนโลยีสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความร่วมมือในทีม เช่นการใช้แอปพลิเคชัน Trello, Asana หรือ Monday.com มาช่วยในการบริหารจัดการงาน เป็นต้น ซึ่งการเลือกใช้เทคโนโลยีควรพิจารณาตามความเหมาะสมกับลักษณะงานและวัฒนธรรมองค์กร ไม่จำเป็นต้องใช้ทุกเครื่องมือ แต่ควรเลือกใช้เฉพาะที่จำเป็นและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจริงๆ
จัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการเวลาเป็นทักษะสำคัญในการทำงานแบบ Smart Work เพราะเวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดและไม่สามารถเรียกคืนได้ การใช้เวลาอย่างชาญฉลาดจะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และเรามีเทคนิคการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ มาฝากกัน
- ใช้เทคนิค Pomodoro
- แบ่งเวลาทำงานเป็นช่วงละ 25 นาที (เรียกว่า 1 Pomodoro)
- หลังจากครบ 25 นาที ให้พัก 5 นาที
- ทำซ้ำ 4 รอบ แล้วพักยาว 15-30 นาที
- เทคนิคนี้ช่วยรักษาสมาธิและป้องกันความเหนื่อยล้า
- สร้างช่วง "Deep Work"
- กำหนดช่วงเวลาที่คุณสามารถโฟกัสกับงานสำคัญโดยไม่มีการรบกวน
- ปิดการแจ้งเตือนจากอีเมลและโซเชียลมีเดียในช่วงนี้
- แจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าคุณไม่ต้องการให้รบกวนในช่วงเวลานี้
- ใช้เวลานี้สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง เช่น การวิเคราะห์ การเขียน หรือการวางแผนกลยุทธ์
- ใช้หลักการ 2-Minute Rule
- หากมีงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้ทำทันทีแทนที่จะผัดไว้ทำภายหลัง
- ช่วยลดภาระงานเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจสะสมจนกลายเป็นภาระใหญ่
- จัดการกับ "ตัวขโมยเวลา"
- ระบุสิ่งที่ทำให้คุณเสียเวลาโดยไม่จำเป็น เช่น การเช็คโซเชียลมีเดียบ่อยเกินไป
- ใช้แอปพลิเคชันบล็อกเว็บไซต์ที่ทำให้เสียสมาธิในช่วงเวลาทำงาน
- ตั้งเวลาจำกัดสำหรับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงาน
- ใช้เทคนิค Time Blocking
- แบ่งตารางเวลาในแต่ละวันออกเป็นบล็อกๆ
- กำหนดงานหรือกิจกรรมสำหรับแต่ละบล็อกเวลา
- ช่วยให้คุณมีโครงสร้างในการทำงานและป้องกันการใช้เวลาอย่างไร้ทิศทาง
- ทำงานตามจังหวะ Ultradian Rhythm
- ร่างกายมนุษย์มีจังหวะการทำงานเป็นรอบๆ ละประมาณ 90-120 นาที
- ทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูงในช่วง 90 นาทีแรก แล้วพัก 20-30 นาที
- ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยสอดคล้องกับจังหวะธรรมชาติของร่างกาย
เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ
การทำงานอย่างชาญฉลาดหมายถึงการรู้จักเลือกงานที่สำคัญและสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ อย่ากลัวที่จะปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็นหรือไม่ตรงกับเป้าหมายของคุณ การปฏิเสธอย่างสุภาพและมืออาชีพจะช่วยให้คุณมีเวลาและพลังงานสำหรับงานที่สำคัญจริงๆ
วิธีการปฏิเสธอย่างมืออาชีพ
- ตอบกลับทันที: อย่าปล่อยให้คำขอค้างไว้นาน ยิ่งรอนานยิ่งยากที่จะปฏิเสธ
- แสดงความขอบคุณ: เริ่มต้นด้วยการขอบคุณสำหรับโอกาสหรือความไว้วางใจ
- ให้เหตุผลสั้นๆ: อธิบายเหตุผลที่คุณไม่สามารถรับงานได้อย่างกระชับ
- เสนอทางเลือกอื่น: หากเป็นไปได้ แนะนำคนอื่นหรือวิธีการอื่นที่อาจช่วยได้
- จบด้วยความสุภาพ: แสดงความหวังว่าจะได้ร่วมงานกันในโอกาสหน้า
ตัวอย่างการปฏิเสธ: "ขอบคุณมากที่นึกถึงผมสำหรับโปรเจ็กต์นี้ น่าเสียดายที่ตอนนี้ผมมีงานเต็มมือและไม่สามารถรับงานเพิ่มได้โดยไม่กระทบกับคุณภาพงาน อย่างไรก็ตาม ผมขอแนะนำคุณสมชายที่มีความเชี่ยวชาญในด้านนี้ หวังว่าเราจะได้มีโอกาสร่วมงานกันในอนาคตนะครับ"
ประโยชน์ของการทำงานแบบ SMART WORK
การนำเทคนิค SMART WORK มาใช้ในการทำงานมีประโยชน์มากมาย ทั้งต่อตัวบุคคลและองค์กร ดังนี้
- ช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สำคัญและใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า ส่งผลให้ ผลงานมีคุณภาพสูงขึ้นในเวลาที่น้อยลง ลดความผิดพลาดและการทำงานซ้ำ เพิ่มผลิตภาพโดยรวมขององค์กร และสามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น
- การมีเป้าหมายที่ชัดเจนและการจัดการเวลาที่ดี จะช่วยลดความเครียดและความกดดันในการทำงาน ทำให้รู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้มากขึ้น ป้องกันภาวะ Burnout
- เมื่อคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะมีเวลาเหลือสำหรับชีวิตส่วนตัว ครอบครัว และงานอดิเรก มีคุณภาพชีวิตโดยรวมที่ดีขึ้น ลดความขัดแย้งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว
- เปิดโอกาสในการเติบโตและพัฒนาตนเอง เพราะมีเวลาและพลังงานในการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และนำมาใช้พัฒนาตนเอง ทำให้มีโอกาสในการเลื่อนตำแหน่งหรือรับผิดชอบงานที่ท้าทายมากขึ้น
ตัวอย่างการนำ SMART WORK ไปใช้ในชีวิตจริง
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ลองมาดูตัวอย่างการนำเทคนิค SMART WORK ไปใช้ในสถานการณ์จริงกัน สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและต้องการเพิ่มยอดขาย คุณสามารถใช้หลัก SMART ดังนี้
- Specific: เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในกลุ่มลูกค้าองค์กร
- Measurable: เพิ่มขึ้น 20% เมื่อเทียบกับไตรมาสที่แล้ว
- Achievable: วิเคราะห์ตลาดและกำลังการผลิตแล้วว่าเป็นไปได้
- Relevant: สอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตของบริษัทในปีนี้
- Time-bound: ภายใน 3 เดือน
การนำไปปฏิบัติจริง
- วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเพื่อระบุกลุ่มเป้าหมายที่มีศักยภาพสูงสุด
- พัฒนาแคมเปญการตลาดที่เจาะจงสำหรับกลุ่มลูกค้าองค์กร
- ฝึกอบรมทีมขายเกี่ยวกับเทคนิคการขายใหม่ๆ
- ใช้ CRM Software เพื่อติดตามและวิเคราะห์ผลการขาย
- จัดประชุมทีมสัปดาห์ละครั้งเพื่อติดตามความคืบหน้าและปรับกลยุทธ์
สรุปการทำงานอย่างชาญฉลาดด้วย SMART WORK
การทำงานอย่างชาญฉลาดด้วยเทคนิค SMART WORK ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแค่คุณเริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน วางแผนอย่างรอบคอบ และลงมือทำอย่างมีระบบ เพราะการสร้างสมดุลในชีวิตจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จทั้งในหน้าที่การงานและชีวิตส่วนตัว จำไว้ว่า SMART WORK ไม่ใช่การทำงานหนักขึ้น แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้น เมื่อคุณฝึกฝนและนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้อย่างสม่ำเสมอ คุณจะพบว่าตัวเองสามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น มีเวลาและพลังงานเหลือสำหรับการพัฒนาตนเองและสิ่งที่คุณรักได้ดีมากขึ้น